شتاب

چرا سیستم سازی را شروع کنیم؟

سیستم‌سازی اصلا به معنای محدود کردن کارمندان یا کنترل بیش از حد فرآیندهای کاری نیست، بلکه به معنای نظام‌مند کردن سازمان با هدف رسیدن به عملکرد و کارایی بالا برای کارمندان و مشتریان خود است. به عبارت دیگر با وجود کسب‌و‌کار سیستم سازی شده، وقت خود را بر روی نحوه عملکرد کسب‌و‌کار خود اختصاص می‌دهید نه اینکه درگیر امور اجرایی آن به طور مستقیم شوید. بی ثباتی و ناهماهنگی دشمن درجه یک کسب‌و‌کارهاست و موجب تلف شدن هزینه و زمان زیادی می‌شود. دقیقا در حالت بی ثباتی و ناهماهنگی کارمندان نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند، مشتریان نمی‌دانند چه چیزی قرار است تحویل بگیرند و حتی خود صاحب کسب‌و‌کار نمی‌تواند از پس مدیریت خیلی کارها بربیاید.

اگر به دنبال خروجی متفاوت و یا بیشتر هستید:

در صورتی این خواسته منطقی به نظر می رسد که ابتدا بپذیرید که لازمه بدست آوردن نتیجه دلخواه، بررسی عملیات و کارهایی است که در حال حاضر انجام می دهید و در صورت لزوم اصلاح کردن آن هاست. با چنین کاری ظرفیت و پتانسیل کسب و کار خود را رشد می دهید و می توانید به خروجی موردنظر خود برسید.

• چنانچه می خواهید تیم خود را توسعه دهید:

اگر قصد دارید نفر جدیدی را به تیم خود اضافه کنید، یعنی قرار است وظایف جدیدی به لیست کارهای قبلی اضافه شود و مقدار کل کارها زیاد شوند، برای این کار لازم است از همان روز اول نقش نیروهای جدید شفاف و روشن تعریف شود و کارها و رویه‌هایی که باید به آن‌ها دسترسی داشته باشند مشخص شود تا دقیقا بدانند چه کاری را باید انجام دهند و تکرار آموزش‌ها و تذکرها به حداقل برسد و کارها در زمان موردنظر به پایان برسانند. در غیر اینصورت نیروهای زیادی دارید و هزینه زیادی را متحمل می شوید بدون آنکه بدانید دقیقا قرار است چه کاری را بکنند و مسپولیت کدام کارها را به گردن دارند. به طور کلی اگر کسب‌وکار سیستمی‌شده داشته باشید، به استخدام نیروی جدید کمتر احتیاج خواهید داشت زیرا تیم‌ها کارآمدتر کار می‌کنند بدون اینکه بازدهی کمتری از خود نشان دهند.

• اگر قصد دارید کسب و کارتان را رشد دهید:

اینکه می‌خواهید کسب‌وکار خود را گسترش و رشد دهید اغلب نشان‌دهنده قابل قبول بودن استانداردهای محصول و یا سرویس شماست که توانسته است رضایت اکثر مشتریان را جذب کند. با این حال در صورت نداشتن سیستم تعریف شده، با افزایش حجم کار و رشد کسب‌و‌کار احتمال دارد کیفیت خدمات و سرویس افت کند و سروصدای نارضایتی مشتریان شما بلند شود و با مشکلات جدیدی دست و پنجه نرم کنید. به دنبال تغییر رویه کاری خود هستید: اگر به عنوان مدیر ساعات زیادی را صرف کارهای روتین می‌کنید و وقت زیادی ندارید که صرف استراحت یا تفریح کنید یا به سایر کارها برسید و از خستگی رنج می‌برید بهترین راه برای خلاصی از این وضعیت، سیستم سازی است.