بهترین راه یادگیری و پیاده سازی مدیریت زمان برای مشاورین املاک

امروزه افراد زیادی متقاضی یادگیری و گذراندن دوره های آموزش مشاور املاک و مستغلات هستند. این افراد معمولاً تکنیک‌های خوبی در زمینه‌های معامله و فروش، فن بیان و توانایی متقاعدسازی یاد می‌گیرند؛ اما از یکی از حیاتی‌ترین نکات کلیدی غافل می‌شوند. مدیریت زمان برای مشاورین املاک به‌مانند رمز پیروزی در هر معامله است؛ اما بسیاری از اشخاص این مهارت را تقویت نمی‌کنند. مدیریت زمان ازآن‌جهت اهمیت دارد که نرخ خریدوفروش در هر لحظه ممکن است تغییر کند و کارها به ‌روز بعد موکل شود!

ارتباط تنگاتنگ مدیریت زمان و شغل مشاور املاک

همان‌طور که اکثر افراد می‌دانند شغل مشاور املاک و مستغلات برای کسانی که روحیه پر شروشور و برون‌گرا دارند یک گزینه بسیار ایده‌آل محسوب می‌شود. معمولاً این دسته از افراد از معاشرت با مشتریان و فروشندگان مختلف لذت می‌برند و دوست دارند تا به‌صورت مدارم با کیس‌های پیچیده و سودآور درگیر باشند. از جمله ویژگی‌های مهم مشاوران املاک این است که هم‌زمان صبر و حوصله زیادی برای حل مسائل گوناگون به خرج بدهند؛ اما از اتلاف وقت هم جلوگیری کنند.

مدیریت زمان با گام‌های ساده ولی بسیار مؤثری آغاز می‌شود. بسیاری از مربیان توسعه شخصی درمورد مدیریت زمان یک جمله طلایی دارند. آنها می‌گویند یک روز خوب از شب قبل آغاز می‌شود. این جمله یعنی شما باید هر شب قبل از خواب برنامه روز آینده را بچینید تا هیچ موردی از قلم نیفتد. ازآنجایی‌که مدیریت زمان برای مشاورین املاک شامل آیتم‌های بسیار زیادی در یک روز می‌شود بهتر است همه کارها را با درج زمان دقیقشان روی کاغذ بنویسید و به‌هیچ‌وجه آنها را در ذهن خود تلنبار نکنید.

نگه‌داشتن کارها در ذهن باعث می‌شود که به‌مرور آنها را فراموش کرده و لذت یک خواب آرام را نیز از خود دریغ کنید. نکته مهم بعدی دراین‌رابطه داشتن دفتر برنامه‌ریزی است. در این دفتر تاریخ هر روز را نوشته و کارها را به ترتیب اولویت طبقه‌بندی کنید. یک تکنیک خوب این است که ساعت‌های میانی روز که سطح انرژی بالاتری دارید را به مشاوره‌های حضوری، بازدید از املاک و عقد قراردادها اختصاص دهید تا بتوانید آنها را در بازه زمانی کوتاه‌تری به پایان برسانید.

در چند گام ساده مدیریت زمان را بیاموزید.

در بخش قبلی به‌صورت اجمالی مدیریت زمان و وابستگی زیاد آن به شغل مشاور املاک را برایتان شرح دادیم. در ادامه نیز قصد داریم تا آموزش مدیریت زمان برای مشاورین املاک را در چند گام ساده برای شما توضیح دهیم. پیشنهاد می‌کنیم که بلافاصله بعد از اتمام این مقاله تمرین خود را برای یادگیری این مهارت آغاز کنید.

آغاز مدیریت زمان با شناسایی ساعت‌های روز

در بخش‌های قبلی به‌صورت کوتاه اشاره کردیم که کارهایی که به انرژی بیشتری نیاز دارند را در ساعت‌های میانی روز قرار دهید. این کار با شناسایی ساعت‌های مختلف روز بهتر و مؤثرتر انجام می‌شود. شما به‌عنوان مشاورین املاک در مقایسه با کارمندان، معلمان و مغازه‌داران از ساعت کاری منعطف‌تری برخوردار هستید. این موضوع درعین‌حال که یک فرصت بسیار مناسب است می‌تواند چالش‌برانگیز هم باشد چرا که به جای مدیر یا رئیس، خودتان باید زمان را بین انجام وظایف مختلف تقسیم کنید.

برای شناسایی بهتر ساعت‌های روز جهت اختصاص کارهای مختلف به آنها، سعی کنید حدود یک هفته همه کارهایی که از صبح تا شب انجام می‌دهید را ثبت کنید. در قدم بعدی آنها را به ترتیب از سخت‌ترین تا آسان‌ترین مرتب کنید. حالا یک‌بار دیگر هم آنها به ترتیب از کار موردعلاقه به کاری که کمترین تمایل را به آن دارید دسته‌بندی کنید. در قدم بعدی در این تکنیک مدیریت زمان برای مشاورین املاک ساعت‌هایی که در آن بیشترین بهره‌وری را دارید از زیاد به کم بنویسید.

حالا بعد از مشخص‌شدن همه وظایف و احساس شما به هر کدام، موقع چیدن آنها در جدول زمان‌بندی رسیده است. روزتان را با یک کار آسان ولی مؤثر شروع کنید و در میانه روز که انرژی زیادی دارید یک کار دشوار که کمتر به آن تمایل دارید را به پایان برسانید. حالا به خودتان استراحت دهید و زمان بعدی را به کار آسان و موردعلاقه‌تان بپردازید. در میانه روز وقت ناهار و استراحت را قرار داده و دوباره سراغ کار دشوار بعدی بروید. در ساعت‌های آخر روز برنامه خود را به‌مرور خالی کرده و دوباره برنامه روز بعد را بنویسید.

عوامل حواس‌پرتی را بشناسید و آنها را محدود کنید.

در مسیر یادگیری مدیریت زمان برای مشاورین املاک و تبدیل شدن به یک مشاور املاک موفق شناسایی عوامل حواس‌پرتی نقش به سزایی را ایفا می‌کند. معمولاً همه افراد اینترنت، تلفن همراه، لپ‌تاپ و سایر ابزارهای رسانه‌ای را به‌عنوان عوامل حواس‌پرتی می‌شناسند. اما واقعیت این است که اینها همه ابزارهایی برای یک مشاور املاک به‌روز و باخبر از آخرین تغییرات هستند و عملاً نمی‌توان آنها را حذف کرد. باتوجه‌به این موارد پیشنهاد می‌کنیم که یاد بگیرید آنها را محدود کنید. برای این کار از تلفن همراهتان شروع می‌کنیم.

اگر در طول روز از موبایل خود زیاد استفاده می‌کنید، حداقل این زمان را به مطالب مفید و مرتبط با شغلتان اختصاص دهید. صفحات مجازی بی‌محتوا و وقت‌گیر را بلاک کرده و به دنبال افرادی باشید که با شغل شما در ارتباط هستند. این کار هم از اتلاف وقت شما جلوگیری می‌کند و هم آن زمان به یک بازه مفید تبدیل می‌کند. حتی می‌تواند به بزرگ‌تر شدن شبکه افراد متخصصی که با آنها در ارتباط هستید هم منجر شود.

برای لپ‌تاپتان هم در ابتدا ایمیل‌های تبلیغاتی را مسدود کنید و به دنبال خبرگزاری‌ها و سایت‌های درج آگهی مربوط به مشاوران املاک باشید. برنامه زمان‌بندی الکترونیکی خود را به صفحه دسکتاپتان منتقل کنید تا مدام جلوی چشمتان باشد و به شما یادآوری کند که در حال یادگیری مدیریت زمان هستید. همچنین زمانی که خریدار یا فروشنده‌ای به شما مراجعه می‌کند سعی بلافاصله خود را از فضای مجازی خارج کرده و با برقرار ارتباط چشمی مستقیم و دقیق گوش‌دادن، یک کیس جدید و سودآور برای خود به وجود بیاورید.

سیستم سازی و آزادکردن اوقات

سیستم سازی یک مفهوم جدید در علم مدیریت کسب‌وکار است که برای مشاوران املاک نیز می‌تواند بسیار سودمند باشد. مدیریت زمان برای مشاورین املاک به روش سیستم سازی این‌گونه است که سعی کنید کارها را به نحوی تغییر دهید که بدون اثر مستقیم شما هم انجام شوند. برای مثال ابزارهای آنلاین زیادی هستند که آگهی‌های شما را به‌صورت اتوماتیک در هر ساعتی از شبانه‌روز در پلتفرم‌های موردنظرتان منتشر می‌کنند. شما می‌توانید این ابزارها را به کار گرفته و زمان بیشتری برای خود آزاد کنید.

نوع دیگری از سیستم سازی به این صورت است که کارهای کم‌اهمیت‌تری که بدون مداخله شما هم به‌صورت موفقیت‌آمیز انجام می‌شوند را به افراد دیگر بسپارید. شما می‌توانید برای خود کارآموز، بازاریاب، همکار یا شریک یا حتی وکیل اختیار کرده و برخی امور را به آنها واگذار کنید. به‌مرورزمان متوجه می‌شوید که راندمان دفتر مشاور املاک شما بسیار بالاتر رفته و کارها با سرعت بسیار بیشتری انجام می‌شوند.

روتین زندگی شخصی خود را بهینه کنید.

همان‌طور که در اول مقاله هم اشاره کردیم، شغل مشاوره املاک با بسیاری از مشاغل دیگر به لحاظ ساعت کاری و محل کار فرق دارد و این باعث می‌شود که گاهی زندگی شخصی و کار فرد با هم تداخل پیدا کند. برای مسلط‌شدن به مدیریت زمان برای مشاورین املاک توصیه می‌کنیم که به روتین سازی در زندگی عادت کنید. روتین سازی؛ یعنی ایجادکردن یک سری‌کارهای مفید و مؤثر در برنامه صبح از لحظه که از خواب بیدار می‌شوید تا لحظه رسیدن به سرکار، و از لحظه از که به خانه برمی‌گردید تا موقعی که می‌خوابید.

یک روتین صبحگاهی مفید برای مشاورین املاک می‌تواند شامل بیدارشدن در یک ساعت معین، قدری ورزش و نرمش برای بالابردن سطح انرژی، صرف صبحانه به‌صورت کامل و حتی دوش صبحگاهی باشد. همچنین کارهای تخصصی‌تر مانند چک‌کردن ایمیل‌های کاری، بررسی نوسانات بازار املاک و جواب‌دادن به پیام‌هایی که در شبکه‌های اجتماعی برایتان ارسال شده هم می‌تواند در این قسمت باشد. فراموش نکنید که اگر این کارها را یک‌بار در روز انجام می‌دهید و همین مرتبه کفایت می‌کند، دوباره خود را با آنها سرگرم نکنید.

فایده روتین سازی در مدیریت زمان برای مشاورین املاک این است که از استرس و تنش‌های آنها در طول روز به مقدار قابل‌توجهی کم می‌کند و آنها با اعتمادبه‌نفس و آرامش بیشتری ساعات کاری خود را آغاز می‌کنند. روتین شبانگاهی هم شامل نوشتن همه افکار و برنامه‌هایتان در شب، تجزیه‌وتحلیل همه اتفاقات روز و برنامه‌ریزی برای روز بعدی می‌شود. بهتر است تجربیاتتان را هم هر شب در یک دفترچه ثبت کنید تا با مرور آنها، به یک مشاور املاک حرفه‌ای و متخصص تبدیل شوید.

روی تقویت خودتان سرمایه‌گذاری کنید.

بسیاری از مشاوران املاک به دلیل سبک زندگی نامناسب ممکن است در طول روز خیلی زود خسته و بی‌حال شوند و نتوانند از همه‌زمانی که در اختیار دارند استفاده کنند. این موضوع در سطح بین‌المللی شایع است و البته راهکارهای ساده‌ای هم دارد. اگر شما زمان زیادی را به مشاوره حضوری و بازدید از خانه‌ها و املاک صرف می‌کنید باید از لحاظ جسمانی قوی باشید تا بتوانید تمام وظایف روز خود را با موفقیت به پایان رسانده و هیچ موردی را به‌روز بعد موکول نکنید.

برای این کار ورزش و نرمش در خانه، باشگاه رفتن و تغذیه مفید بسیار مؤثر است. سعی کنید در طول روز از قندهای طبیعی برای بالابردن سطح هوشیاری خود استفاده کنید و به سمت نوشیدنی‌های انرژی‌زا نروید چرا که بعد از مدتی تأثیر خود را از دست می‌دهند و بدن شما به آنها مقاوم می‌شود. به‌این‌ترتیب دوباره داخل هزارتوی تمام‌نشدنی نامنظمی و اتلاف وقت‌گیر خواهید کرد. پس بهتر است یادآوری کنیم که موفقیت در مدیریت زمان برای مشاورین املاک مستلزم رعایت قوانین یک سبک زندگی سالم و حرفه‌ای است.

تقویت اراده در پایبندی به مدیریت زمان

همه مواردی که در قسمت‌های قبل ذکر شدند، پایه علمی دارند و متخصصان سال‌های زیادی روی آنها تحقیق کرده‌اند؛ اما باید بدانید که بدون یک نکته کلیدی، هیچ‌کدام نمی‌تواند مدیریت زمان شما را بهبود ببخشد. این نکته کلیدی، عزم و اراده برای پایبندی به برنامه‌ای است که برای خود چیده‌اید.

اگر نتوانید بیشتر از یک هفته به روتین صبحگاهی و شبانگاهی خود عمل کنید، آنگاه برنامه‌ریزی شغلی‌تان هم از نظم خارج می‌شود. برای تقویت اراده شما در پایبندی به برنامه‌های مدیریت زمان برای مشاورین املاک راه‌حل ساده‌ای وجود دارد. شما باید به‌مرور این نظم و مدیریت زمان را به زندگی خود اضافه کنید. برای مثال در هفته اول فقط روتین صبحگاهی داشته باشید. در هفته دوم می‌بینید که ناخودآگاه برنامه‌های اول صبح شما با صرف کمترین انرژی انجام می‌شوند.

حالا وقت آن است که روتین شبانه خود را در یک هفته انجام داده و در پایان مشاهده می‌کنید که بعد از دو هفته صبح و شب شما کاملاً منظم شده است. حالا برای هفته سوم صبح تا پایان وقت استراحت وسط روز را طبق برنامه انجام دهید. بعد از هفته چهارم صبح، تمام تایم کاری و شب شما منظم شده است و هیچ زمان ازدست‌رفته‌ای نیز نخواهید داشت.

کلام آخر

ما در این مقاله برای شما یک آموزش کامل، علمی و عملی مهیا کردیم که با انجام آن به همه تکنیک‌های مدیریت زمان برای مشاورین املاک مسلط خواهید شد. فراموش نکنید که با مدیریت زمان می‌توانید اوقات تلف شده کمتری داشته و به شغل خود خیلی مؤثرتر بپردازید. حتی اگر یک‌بار در انجام این برنامه شکست خوردید ناامید نشوید و دوباره از اول کنترل زمان را آغاز کنید. این کار را تا زمانی که به بخشی از زندگی شما تبدیل شود ادامه دهید.

سؤالات متداول

1.چرا مدیریت زمان یک مهارت حیاتی برای مشاورین املاک است؟

ازآنجایی‌که مشاوران املاک باید در طول روز کارهای مختلفی انجام دهند، مدیریت زمان به آنها کمک می‌کند که تمام وظایف خود را در طول روز به پایان برسانند و هیچ کاری به‌روز بعد موکول نشود.

2.دفتر برنامه‌ریزی برای مشاوران املاک شامل چه آیتم‌هایی است؟

مشاوران املاک در دفتر برنامه‌ریزی خود باید تارخ هر روز، مهم‌ترین کارهای آن روز و ساعت شروع و پایان هر مورد را درج کنند. آنها همچنین می‌توانند تجزیه‌وتحلیل خود از اتفاقات و تجربیاتشان را هم به ثبت برسانند.

3.آیا استفاده از موبایل و لپ‌تاپ باعث اتلاف وقت مشاوران املاک می‌شود؟

خیر. موبایل و لپ‌تاپ برای یک مشاور املاک مدرن و پیشرو ابزار بسیار مهمی برای کار است به شرطی که عوامل حواس‌پرتی را مسدود کند.

4.آیا تقویت مدیریت زمان برای مشاورین ملاک بدون داشتن مربی هم امکان‌پذیر است؟

بله. شما باید بدانید که مدیریت زمان یک مهارت است و بدون داشتن مربی و با تقویت اراده و تمرین مداوم و پایبندی به برنامه در شما تقویت خواهد شد. پس آموزش مدیریت زمان برای مشاورین املاک به مربی و کلاس بیرون وابسته نیست.