راه‌اندازی هر کسب‌وکار و رسیدن به نتیجۀ مطلوب از طریق آن شغل نیاز به مهارت، مدیریت و رعایت اصول کاری دارد. مدیریت املاک نیز به‌عنوان یکی از شغل‌های رقابتی، نیاز به فردی دارد که با آگاهی از اصول مدیریت و موانع کاری بتواند تیم خود را به‌درستی رهبری کنیم تا به هدف اصلی یعنی خدمترسانی به مشتریان و جلب رضایت آنها منجر شود. در این مقاله به چند مورد از ویژگی‌ها یک مدیر و همچنین روش‌های مؤثر مدیریتی اشاره شده است. در ادامه با ما همراه شوید.
تعریفی درست از شغل مدیریت دفتر املاک
بسیاری از مشاورین املاک مدت‌زمان زیادی در این حیطه شغلی فعالیت می‌کنند، اما به‌دلیل ناآگاهی از قواعد کاری جدید که به‌مرورزمان تغییر می‌کنند، دچار افت و پسرفت می‌شوند، زیرا رقبای کاری با آگاهی از این قواعد و استفاده از آنها بازار کار را در دست گرفته‌اند.
مشاور و مدیریت املاک در واقع یک تخصص است. افرادی که قصد ورود به این شغل و موفقیت در آن را دارند، لازم است با شرکت در دوره‌های آموزش مشاور املاک با قواعد و روش‌های جدید این کار آشنا شوند و مهارت‌های لازم را کسب کنند، زیرا یک مشاور و مدیر در این شغل باید با اطلاعات و مهارت کافی مشتریان را در زمینۀ خرید، فروش و اجارۀ ملک به‌طور کامل راهنمایی کند. از جمله اصول این کار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- آموزش مهارت‌های ارتباطی
- توانایی بالای در بازاریابی و فروش
- اصول قراردادنویسی
- و…
ویژگی‌های لازم برای مدیریت مشاور املاک
موفقیت یک مهارت است نه یک استعداد. اگر میخواهید در زمینۀ خدمات املاک تبدیل به یک مشاور املاک موفق شوید، لازم است یک سری از مهارت‌های خود را به‌روزرسانی کنید یا مهارت جدیدی بیاموزید. در ادامۀ این مقاله به یک سری از مهارت‌هایی که برای مدیریت دفتر املاک خود نیاز دارید اشاره خواهیم کرد.
برقراری ارتباط
نحوۀ ارتباطگیری با مشتریان و صاحبان املاک اولین قدم برای شروع کار است. دوره‌های مختلفی برای آموزش ارتباط گرفتن با افراد وجود دارد. با استفاده از این آموزش‌ها مهارت برقرار ارتباط را در خود تقویت کنید تا بتوانید در زمینه جذب مشتری املاک موفق عمل کنید. این روابط تنها مختص مشتریان نیست، بلکه یک مدیر باید با کارمندان خود نیز ارتباط قویی داشته باشد.
عملکرد به موقع
یکی از اصول مدیریت املاک مربوط به عملکرد به‌موقع است. هر کاری باید در زمان مناسب خود انجام شود، اقدام زودهنگام یا دیرهنگام موجب شکست خواهد شد. یک مدیر موفق باید زمان درست را برای هر اقدام کاری تشخیص دهد. اولویت‌بندی کارها در این زمینه به شما کمک خواهد کرد.
اطلاعات درست یعنی یک‌قدم به‌سوی پیروزی
با توجه به تورم بازار و اتفاقات نوظهور در این حرفه ممکن است قیمت ملک به‌سرعت تغییر کند. خود را با این تغییرات و سرعت آن هماهنگ کنید. زمانی که مشتری متوجه شود با مدیری آگاه نسبت به قیمت‌ها و قوانین خرید و فروش مواجه شده به کار شما اعتماد خواهد کرد.
حفظ آرامش و روحیه مثبت
معمولاً در روند معاملات یک سری اختلافات بین مالک و مستأجر ایجاد میشود. این شما هستید که باید با حفظ آرامش خود و تسلط کامل هر دو طرف را آرام کنید و معامله را به نتیجه برسانید. انجام این کار به یک آموزش جامع و حرفه‌ای نیاز دارد.
به‌کارگیری خلاقیت
هیچ‌گاه برای بیان ایده‌های جدید و خلاقانه دیر نیست. برای کسب موفقیت در مدیریت املاک خود همیشه به دنبال راهکارهای جدید و نوآوری در مشاور املاک باشید. کنجکاوی در این زمینه می‌تواند بسیار مؤثر باشد. نقاط ضعف خود را تشخیص دهید و برای رفع آنها یک ایدۀ تازه پیدا کنید.
تأثیر شگفت‌انگیز تعیین هدف
از تأثیر شگفت‌انگیز تعیین هدف برای کسب موفقیت غافل نشوید. یک هدف بزرگ مشخص کنید و برای رسیدن به آن یک برنامه کاملاً حساب‌شده و طولانی‌مدت بنویسید. قدم‌به‌قدم بر اساس برنامه‌ریزی خود پیش بروید. این کار باعث تمرکز دائمی بر روی هدف خواهد شد. برای انجام این کار از آموزش‌های تعیین مسیر و رسم نقشۀ راه استفاده کنید.
روش‌های مختلف مدیریت دفتر املاک
برای مدیریت دفتر املاک خود و کسب نتیجه دلخواه از این شغل راه‌های مختلفی وجود دارد. این شما هستید که باید یکی از این روش‌های مدیریتی را بر اساس ایده‌آل‌های خود انتخاب کنید و برای رسیدن به هدف به کار بگیرید.
مدیریت بر اساس اطلاعات
یکی از اقدامات لازم برای رسیدن به موفقیت، مربوط به کسب اطلاعات است. تجزیه‌وتحلیل این اطلاعات که دربارۀ رضایت مشتریان، نحوه عملکرد مشاوران مجموعه، روش‌های کاری اثربخش و بی‌اثر، تغییرات روزانۀ قیمت ملک و… است، کمک میکند مجموعۀ خود را به سمت هدف تعیین‌شده هدایت کنید. با استفاده از این اطلاعات که باید به‌صورت دوره‌ای و در زمان‌های منظم جمع‌آوری شوند مدیریت املاک خود را به بهترین شیوه ممکن انجام دهید.
دفتر املاک خود را با کمک مشاوران‌تان مدیریت کنید
مشاورانی که در دفتر املاک فعالیت می‌کنند به‌علت ارتباط مستقیم با مالکان و مستأجران، می‌توانند اطلاعات خوبی در اختیارتان قرار دهند. برگزاری جلسه و نشست با اعضای دفتر املاک این اطلاعات را در اختیار همۀ کارکنان گذاشته و باعث ارتقای سطح کاری تیم خواهد شد. بر این اساس می‌توانید شرکت خود را با کمک کارکنان مدیریت کنید.
مهارت کارمندان خود را کشف کنید
مشاورانی که در برقراری ارتباط، بازاریابی، خرید و فروش، آگاهی از قیمت‌های بازار و… مهارت دارند و این اصول را به‌درستی به کار می‌گیرند کشف کنید. با یافتن افراد مناسب و حرفه‌ای یک تیم کاری قوی برای خود تشکیل دهید و مدیریت املاک را با کمک این افراد در بهترین حالت ممکن اداره کنید. با ارائۀ طرح‌های تشویقی تمامی افرادتان را به سمت یادگیری این مهارت‌ها و گسترش تیم هدایت کنید.
سازماندهی املاک
مدیر یک بنگاه املاک باید شرکت خود را از ابعاد مختلف رهبری کند. از جمله این ابعاد میتوان به جلب رضایت مشتری، جلب رضایت کارمندان، پیشبرد برنامه‌های مالی، موفقیت در بخش عملیاتی شرکت و… اشاره کرد. برای انجام این کار لازم است شرکت را بر اساس قواعد این کار سازماندهی کند. گذراندن دوره‌های آموزشی در این شیوۀ مدیریتی بسیار تأثیرگذار است.
یکی از مؤثرترین روش‌های مدیریت املاک شفاف‌سازی است. در این روش شما به‌عنوان مدیر مجموعه باید درخواست خود را به‌صورت کاملاً شفاف و با بیان جزئیات کار به مشاور یا مشاوران خود منتقل کنید. توجه داشته باشید که کلی‌گویی ممکن است ابهاماتی در ذهن اعضای گروه ایجاد کند و باعث شود آنها کار خود را بر اساس حدس و گمان پیش ببرند؛ زیرا به‌درستی متوجه منظور مدیر دربارۀ یک پروژۀ خاص نیستند.
مدیریت مشاور املاک چه وظیفه‌ای دارد؟
در هر شغلی برای پست‌های مختلف مانند رئیس، منشی، حسابدار، آبدارچی و… وظایفی تعریف شده است. بر اساس اصلی که به آن اشاره کردیم فردی که مدیریت دفتر املاک را به عهده می‌گیرد به غیر از ویژگی‌هایی که برای یک مدیر حرفه‌ای بیان کردیم، یک سری وظایف مشخص دارد. عمل به این وظایف درصورتی‌که به‌درستی انجام شود باعث پیشرفت دفتر املاک خواهد شد. چند مورد از آنها در ادامه معرفی خواهند شد.
آموزش افراد
مدیریت املاک در صورتی امکان‌پذیر است که یک تیم متخصص و حرفه‌ای داشته باشید. برای داشتن گروهی با این مشخصات نیازی نیست به دنبال افراد خاصی باشید، تنها باید به افراد خود روش کار و اصول حرفه‌ای بودن را آموزش دهید. این مورد از مهم‌ترین وظایف یک مدیر است.
نظارت بر کار اعضای مجموعه
به‌عنوان یک مدیر وظیفه دارید بر اعضای مجموعۀ خود نظارت کامل داشته باشید. این کار باعث میشود در زمان درست از خطاهای آنها جلوگیری کنید و مهارت‌های هر یک از مشاوران خود را در شاخه‌های مختلف املاک کشف کنید.
کارشناسی ملک
ملک‌هایی که به آژانس شما واگذار می‌شوند نیاز به کارشناسی دارند. انجام این کارشناسی وظیفۀ مدیر املاک است. البته در راستای آموزش تیم خود این کار به کمک مشاوری که امور مربوط به ملک را به او واگذار کرده‌اید انجام دهید.
نظارت بر قراردادها
در ابتدای مقاله گفته شد که برای مدیریت املاک نیاز به اطلاعات دقیق و درست در زمینۀ قوانین خرید و فروش ملک، قیمت هر منطقه و… دارید. با کمک این اطلاعات بر روند تنظیم قراردادهای کتبی نظارت داشته باشید تا از بروز مشکلات قانونی و پایمال شدن حقوق یکی از طرفین معامله جلوگیری کنید.
تقسیم کار بین مشاوران
پروژه‌هایی را که به آژانس شما واگذار میشود به‌درستی بین مشاورین خود تقسیم کنید. توجه داشته باشید که این کار باید بر اساس مهارت مشاورین انجام شود. برای روشن شدن این مسئله به نمونه‌ای اشاره می‌کنیم. به‌طور مثال یکی از مشاوران شما در زمینۀ فروش یا اجارۀ ملک‌های تجاری مهارت دارد و روش برخورد با کاسب‌کارانی را که به دنبال خرید و یا اجارۀ مغازه، گاراژ و… هستند به‌خوبی می‌داند؛ در نتیجه واگذاری یک ملک مسکونی به او مانند بی‌توجهی به مهارت او خواهد بود.
ایجاد ارتباط صمیمانه و همراه با احترام بین اعضای گروه
این وظیفه را با یک مثال توضیح می‌دهیم. در یک خانوادۀ پرجمعیت عاملی که باعث میشود بین برادران و خواهران رابطۀ دوستانه یا کینه‌توزی و حسادت ایجاد شود، رفتار والدین است. کم‌توجهی یا توجه بیش از حد پدر و مادر به یکی از فرزندان باعث حسادت و رفتار عادلانۀ والدین باعث صمیمت بین کودکان میشود.
این مسئله در روند مدیریت دفتر املاک نیز صادق است. زمانی که مدیر مجموعه به یکی از کارمندان به‌دلیل توانایی او توجه بیش از حد نشان دهد و به‌صورت توهین‌آمیز دیگر افراد را با او مقایسه کند، باعث ایجاد حس دشمنی بین کارمندان خود میشود. نتیجۀ این کار پایین آمدن راندمان کاری خواهد بود. پس به‌عنوان مدیر دفتر املاک باید روابط بین کارمندان را مدیریت کنید و تشویق و توبیخ افراد حساب‌شده و به‌اندازه باشد.
ایجاد بستری مناسب برای مراجعان
مهم‌ترین وظیفۀ کسی که مدیریت املاک را بر عهده می‌گیرد ایجاد بستری است که از طریق آن مستأجران و خریداران مناسبی برای مالکان و فروشندگان پیدا کند. این کار چند مزیت خواهد داشت:
- سرعت کار مشاوران بالا می‌رود.
- راندمان کاری آژانس افزایش می‌یابد.
- رضایت مشتریان جلب میشود.
- مشتریان از طریق این بستر تمامی شرایط موردنظر خود برای خرید و فروش و اجارۀ ملک را شرح می‌دهند و درصد خطا کاهش می‌یابد.
وضعیت بازار ملک را تحلیل کنید.
یک مدیر موفق وظیفه دارد وضعیت سعودی و نزولی بازار ملک را در هر منطقه پیش‌بینی کند. بعضی از مناطق به‌دلیل قرار گرفتن در نقشه‌های شهرداری برای تأسیس یک بزرگراه دچار افزایش قیمت میشود. تورم بازار باعث سعود یا نزول قیمت ملک خواهد شد. این شما هستید که باید با اطلاع از این گونه موارد مشتریان خود را به سمت کسب سود بیشتر هدایت کنید. البته این کار به نفع آژانس املاک خواهد بود. این کار نیاز به آموزش و گذراندن دوره‌های مخصوص دارد.
سخن آخر
امروزه وجود رقبای مطلع و قوی در دنیای املاک باعث شده ورود به این حرفه نیاز به آموزش‌های اصولی و حرفه‌ای داشته باشد. اگر قصد ورود به این شغل را دارید، تنها راه موفقیت در کنار تلاش و پشتکار، آموزش است. مدیریت املاک باید مبتنی بر اصول و قواعد مطرح برای این کار باشد تا به نتیجه مثبت و موفقیت‌آمیز ختم شود. مجموعه مشاوری با داشتن کادری مجرب و آموزش‌های جامع و کاربردی در این زمینه، راهنمای مناسبی برای تبدیل شما به یک مدیر مشاوره املاک خواهد بود.
سؤالات متداول
1.اساس تقسیم کار بین مشاوران چیست؟
واگذاری پروژه‌هایی کاری بین مشاوران املاک باید بر پایۀ عدالت و البته مهارت افراد انجام شود. به این معنی که مشاوران خبره در زمینۀ ملک‌های تجاری، پروژه‌های تجاری را دریافت کنند و مشاوران حرفه‌ای در زمینۀ ملک‌های مسکونی روی پروژه‌های مسکونی کار کنند.
2.آیا مدیریت املاک به معنی دلالی املاک است؟
در پاسخ به این سؤال باید گفت مدیر املاک فردی است که با اطلاعات حقوقی و مادی کامل در زمینۀ خرید و فروش و اجارۀ ملک به راهنمایی مشتریان خود می‌پردازد. علاوه بر این کار این فرد موظف است با علم به اصول مدیریت، گروه کاری خود را به‌درستی هدایت کند.
3.چگونه میتوان بر اساس اطلاعات مدیریت کرد؟
داشتن اطلاعات، تجزیه و تحلیل آنها و در آخر نتیجۀ به دست آمده از این اطلاعات به شما کمک میکند تا نقاط ضعف و قوت تیم خود را شناسایی کنید و سطح کاری خود را ارتقاء دهید.
4.توانایی برقراری ارتباط چه تأثیری در شغل مدیریت املاک دارد؟
اساس کار دفاتر املاک بر پایۀ ارتباطگیری بین مدیر، مشاورین و مشتریان است. مدیر آژانس املاک باید ارتباط مناسبی با کارمندان و مشتریان خود برقرار کند. در غیر این صورت متوجه نقاط ضعف و قوت مشاوران خود نمیشود و خدمترسانی به مشتریان با ضعف انجام خواهد شد و این مسئله باعث نزول و پسرفت دفتر املاک میشود.
5.مدیر املاک چگونه باید بر روند تنظیم قراردادها نظارت کند؟
مدیر دفتر املاک وظیفه دارد قراردادهای کتبی را از نظر حقوقی بررسی کند تا از پایمال شدن حقوق یکی از طرفین معامله جلوگیری شود. این مسئله باعث جلب رضایت مشتریان میشود
